Tag Archive for dokument

Szablon OCR – dedykowany czy uniwersalny?

Szablon OCR

Sporo pisałem ostatnio o wykorzystaniu OCR w kontekście CAPTCHY. Jednakże nie można zapominać o tym, iż technologia Optycznego Rozpoznawania Znaków jest coraz powszechniej wykorzystywana w firmach. Największy zwrot z inwestycji (ROI) uzyskuje się dzięki zespoleniu OCR-a z systemem obiegu dokumentów. Dlatego też jednym z najpopularniejszych scenariuszy zastosowania Optical Character Recognition jest procesowanie za jego pomocą faktur kosztowych.

Dlaczego? Załóżmy, że firma Kowalski ma 100 kontrahentów, od których regularnie dostaje faktury. Każdy z nich ma inny wzór dokumentu, przez co manualne rejestrowanie tychże staje się dość uciążliwe, ponieważ większość czasu pracownicy spędzają na odszukiwaniu poszczególnych danych.

Dlatego też firma Kowalski decyduje się na wdrożenie systemu obiegu dokumentów ze zintegrowanym modułem OCR, aby proces ten przyspieszyć i zoptymalizować.

OCR a obieg dokumentów

Jak działa takie rozwiązanie? Mamy dwa podstawowe warianty. Pierwszy zakłada, że kontrahenci firmy Kowalski idą z duchem czasu i zamiast zasypywać siedzibę firmy zbędnym papierem, przysyłają na odpowiednią skrzynkę faktury drogą e-mailową. Wówczas są one przechwytywane, automatycznie poddawane skanowaniu przez OCR, poszczególne wartości (np. kwota netto/brutto, NIP, data wystawienia itd.) przenoszone są automatycznie do elektronicznego formularza, a skan faktury załączany do obiegu. W dalszej kolejności dokument przechodzi przez ścieżkę akceptacji i trafia do archiwum.

Czytaj dalej

Dokumenty papierowe a bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo dokumentów

Znacie Kevina Mitnicka? To najsłynniejszy hacker na świecie, o którym Hollywood nakręcił film (Takedown, 2000). Zapewne słysząc słowo „hacker”, większość osób ma w wyobraźni obraz typowego „kujona” we flanelowej koszulki, który od komputera odchodzi tylko po to, aby zaspokoić swoje podstawowe potrzeby życiowe. Dużo mniej osób jednak wie, że Mitnick swój sukces zawdzięcza nie tylko znajomościom systemów komputerowych, ale także socjotechnice i tzw. dumpster divingowi (brzmi mądrze, lecz chodzi o pospolite grzebanie w śmieciach, w tym przypadku w poszukiwaniu przydatnych danych). Wszak najsłabszym ogniwem każdego systemu jest zawsze człowiek.

Mitnick, w książce „Sztuka Podstępu” udowadniał jak wiele ważnych informacji można znaleźć w pojemniku na odpady umieszczonym obok siedziby firmy. Dane pracowników, numery kont bankowych, korespondencję i wiele innych. Posiadając taką wiedzę, manipulowanie pracownikami okazywało się czynnością dziecinnie prostą.

Elektroniczne dokumenty vs papierowe dokumenty

Jednakże wciąż w bardzo wielu organizacjach, kiedy przywołany zostaje temat zastąpienia papierowych dokumentów elektronicznymi, pracownicy obawiają się o bezpieczeństwo. Brak wiedzy, ignorancja czy zbytnie przyzwyczajenie do papieru? Przyjrzyjmy się jakie największe zagrożenia niesie ze sobą wykorzystywanie papierowych dokumentów.

Czytaj dalej

Yet Another Social Plugin powered by TutsKid.com.