Sporo pisałem ostatnio o wykorzystaniu OCR w kontekście CAPTCHY. Jednakże nie można zapominać o tym, iż technologia Optycznego Rozpoznawania Znaków jest coraz powszechniej wykorzystywana w firmach. Największy zwrot z inwestycji (ROI) uzyskuje się dzięki zespoleniu OCR-a z systemem obiegu dokumentów. Dlatego też jednym z najpopularniejszych scenariuszy zastosowania Optical Character Recognition jest procesowanie za jego pomocą faktur kosztowych.
Dlaczego? Załóżmy, że firma Kowalski ma 100 kontrahentów, od których regularnie dostaje faktury. Każdy z nich ma inny wzór dokumentu, przez co manualne rejestrowanie tychże staje się dość uciążliwe, ponieważ większość czasu pracownicy spędzają na odszukiwaniu poszczególnych danych.
Dlatego też firma Kowalski decyduje się na wdrożenie systemu obiegu dokumentów ze zintegrowanym modułem OCR, aby proces ten przyspieszyć i zoptymalizować.
OCR a obieg dokumentów
Jak działa takie rozwiązanie? Mamy dwa podstawowe warianty. Pierwszy zakłada, że kontrahenci firmy Kowalski idą z duchem czasu i zamiast zasypywać siedzibę firmy zbędnym papierem, przysyłają na odpowiednią skrzynkę faktury drogą e-mailową. Wówczas są one przechwytywane, automatycznie poddawane skanowaniu przez OCR, poszczególne wartości (np. kwota netto/brutto, NIP, data wystawienia itd.) przenoszone są automatycznie do elektronicznego formularza, a skan faktury załączany do obiegu. W dalszej kolejności dokument przechodzi przez ścieżkę akceptacji i trafia do archiwum.
Mobilny Business Process Management Dowiedz się jak zdalnie wykonywać codzienne, służbowe obowiązki z pomocą narzędzia klasy BPM z mobilnym dostępem!