26% użytkowników OCR

skanuje 100 lub mniej dokumentów na dzień.

10% użytkowników OCR

procesuje ponad 10 000 dokumentów na dzień!

88%

– taki odsetek respondentów korzysta ze skanowania w pracy. Jednakże tylko 32% z nich używa do tego OCR.

55%

– ponad połowa z przepytanych osób skanuje dokumenty, a następnie ręcznie przepisuje zawarte w nich dane, korzystając przy tym z systemu workflow

Powyżej ilość dokumentów (formularzy) skanowana dziennie przy użyciu OCR i bez niego.

Jak widać na  grafice, OCR najczęściej wykorzystywany jest do skanowania 100-500 dokumentów dziennie. W sumie 29% respondentów z jego użyciem skanuje ponad tysiąc dokumentów na dzień. Daje to spore pole manewru do zaoszczędzenia czasu (i pieniędzy) w przedsiębiorstwach, w których wykorzystuje się takie ilości papierowych dokumentów.

Główne przyczyny braku wykorzystania mechanizmów skanowania w trakcie procesowania dokumentów:

• Planujemy to zrobić
• Każdy dział/process/lokalizacja podejmuje samodzielne decyzje
• Nikt nie został przypisany do ewaluacji takiego rozwiązania
• Nie procesujemy tak dużo dokumentów żeby to się opłacało
• Sądzimy, że nie przyniesie to wystarczającego zwrotu z inwestycji
• Mamy zbyt dużo typów dokumentów
• W sumie procesujemy wystarczająco dużo dokumentów (żeby wdrożyć system skanowania), lecz przeszkodą jest decentralizacja
• Management preferuje tradycyjne metody

Powyższe dane wskazują, że głównym problemem jest niewiedza o możliwościach OCR/ICR, brak wykazania inicjatywy w uruchomieniu projektu mającego na celu wdrożenie tej technologii oraz zbyt mała skala procesowanych dokumentów.

Jak wykorzystujesz zeskanowane dane ze swoich formularzy?

• Indeksowanie lub archiwum
• Indeksowanie w celu zainicjowania dalszych procedur w workflow
• Indeksowanie dla słów kluczowych oraz pełnotekstowe wyszukiwanie
• Skanowanie i rozpoznawanie informacji dla procesów finansowych
• Częściowe rozpoznawanie informacji dla innych procesów (np. adres, dane osobowe)
• Pełnotekstowe skanowanie i rozpoznawanie do dalszego procesowania

Jak widać, póki co w dużej mierze skanowanie za pomocą OCR służy do indeksowania i archiwizowania, ale widać wyraźny trend, który wskazuje, że coraz częściej optyczne rozpoznawanie znaków wykorzystywane jest do bardziej zaawansowanych czynności.

Jak szacunkowo według Ciebie zwiększyłaby się efektywność twojego personelu administracyjnego, gdybyś mógł zautomatyzować rozpoznawanie pisma ręcznego?

Jak widać powyżej mediana wynosi ok. 22,5%, ale najwięcej respondentów wskazała na 50%-owy wzrost wydajności. ICR (Intelligent Character Recognition) zapewnia możliwość skanowania odręcznego pisma, wraz z algorytmami uczącymi się i dostosowującymi do charakteru pisma użytkowników.

Zaprezentowane dane wskazują, iż technologia OCR jest coraz częściej wykorzystywana w przedsiębiorstwach, lecz wciąż w wielu przypadkach nie jest darzona odpowiednim zaufaniem lub brakuje rozpoznania potrzeby jej wdrożenia. Tymczasem pozwala ona na znaczne oszczędności czasowe i kosztowe. Z doświadczenia wiem, że jeśli firma zainwestuje w odpowiednio skuteczne oprogramowanie, wówczas w znakomitej większości przypadków jest z niego zadowolona i poddaje skanowaniu coraz więcej dokumentów.

Dane zostały zaczerpnięte z raportu AIIM, znajdującego się tutaj.

Post Wykorzystanie OCR – badania i statystyki pojawił się poraz pierwszy w OCR w dokumentach.

Autorem tekstu jest p. Kinga Rocławska:

„Jeśli jedna osoba przepisywałaby ręcznie 1 stronę A4 dziennie, to w ciągu roku spędziłaby 15 dni roboczych czyli 3 tygodnie pracy na tej czynności. Natomiast jeżeli dwudziestu pracownikom firmy zajmuje po 30 minut w ciągu dnia ręczne przepisywanie tekstu, strata czasu jest 20-krotnie wyższa.”

„Nawet 80 stron na minutę potrafi przeskanować i przetworzyć biurowy skaner, wykonując przy tym operacje OCR. ABBYY FineReader wprowadza do komputera tekst drukowany 100 razy szybciej niż profesjonalna maszynistka (30 000 słów na minutę). Jedna osoba jest w stanie wprowadzić dziennie do systemu dane z 200 formularzy, czyli z 4400 miesięcznie. Aby wprowadzić ręcznie 100 000 stron formularzy miesięcznie wymagane jest zaangażowanie do pracy 23 osób. Przy zastosowaniu ABBYY FlexiCapture 8.0 Pro jeden pracownik może zweryfikować i wprowadzić dziennie dane z ok. 1000 formularzy. Czyli wystarczy zaangażować w ten proces 5 ludzi oraz jednego administratora lub managera.”

„Standardem w firmach zarówno polskich, jak i zagranicznych jest papierowy obieg faktur zakupu. Największe wady tego sposobu to gubienie faktur, ich długie przetrzymywanie oraz kilkukrotne krążenie po firmie. Aby rozwiązać te problemy, coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań do skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Proces ten polega na zeskanowaniu posortowanych faktur, poddaniu ich obróbce OCR i ICR, a następnie sczytaniu z nich uprzednio sprawdzonych danych do systemu. Rozpoznawaniu są poddawane miedzy innymi: data dokumentu, numer rachunku bankowego, NIP oraz wartości kwotowe faktury, czyli kwota netto, kwota brutto, VAT. System umożliwia ręczną korektę tych danych. Oszczędności związane z wykorzystywaniem elektronicznego obiegu faktur można zaobserwować w firmach otrzymujących od 5 tyś. faktur wzwyż rocznie (dane z 2009 roku). Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny przynosi pożytek dla wszystkich działów uczestniczących w tym procesie i jest akceptowana przez urzędy skarbowe.”

Pani Kinga, posiłkując się materiałami źródłowymi, przedstawiła dość ciekawe wyliczenia, wskazujące na to ile czasu (a co za tym idzie pieniędzy) można zaoszczędzić wykorzystując mechanizm OCR. Bardzo istotne zdaje się być ostatnie zacytowane przeze mnie zdanie, które wskazuje że po pierwsze możliwe jest usprawnienie działalności wszystkich działów w firmie, a po drugie wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie będzie przeszkodą w relacjach z urzędem skarbowym.

Całość artykułu znajduje się na tej stronie. Są tam również artykuły dot. historii OCR-a, schematu działania (o tym już pisałem na blogu), a także o najpopularniejszych programach.

Post Rozponawanie tekstu w przedsiębiorstwie pojawił się poraz pierwszy w OCR w dokumentach.

1. Ręczna rejestracja z zastosowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów:

– faktury rejestrowane są ręcznie, przez pracowników oddelegowanych do tego zadania
– dzięki elektronicznemu systemowi obiegu dokumentów, wiadomo dokładnie w którym miejscu znajduje się dana faktura
– trafia ona bezpośrednio do właściciela biznesowego, bez konieczności jej ręcznej dekretacji
– system spełnia funkcję kontrolną nad procesem akceptacji zarejestrowanej faktury
a)      Zyski:
– brak potrzeby ręcznej dekretacji faktury
– brak potrzeby fizycznego przekazywania faktury do akceptacji
– brak możliwości zagubienia faktury podczas procesu akceptacji
– zgodność z procedurą i polepszenie jakości danych
– oszczędność czasu

b)      Potencjalne zagrożenia:
– ręczna rejestracja jest procesem czasochłonnym, m.in. ze względu na stosowanie niejednolitych schematów dokumentów
– w przypadku firm otrzymujących znaczną ilość faktur (np. powyżej 1000 miesięcznie), konieczne jest zatrudnienie co najmniej kilku osób do ich rejestracji
– w firmach, które otrzymują większość faktur, tuż przed końcem okresu rozliczeniowego (np. biura rachunkowe), konieczne może być oddelegowanie bądź zatrudnienie dodatkowych osób do ich rejestracji, co generuje dodatkowe, wymierne koszty. Poza intensywnym okresem, dodatkowo zatrudnione osoby są zazwyczaj niewykorzystywane

2. Rejestracja za pomocą OCR w tradycyjnym systemie obiegu dokumentów:

– faktury rejestrowane są za pomocą skanerów i specjalnego oprogramowania
– ingerencja użytkownika ogranicza się do obsługi skanera i weryfikacji procesu
– faktura musi zostać ręcznie zadekretowana i fizycznie przekazana do akceptacji

a)      Zyski:
– oszczędność czasu – proces rejestracji przy pomocy OCR jest krótszy od tradycyjnego
– oszczędność pieniędzy – w trakcie wzmożonego okresu napływu faktur, wydajność systemu pozwala na ich rejestrację bez konieczności oddelegowywania bądź zatrudniania dodatkowych osób
– ogromne uproszczenie procesowania dokumentów przychodzących do firmy w formie elektronicznej (np. faktura przesyłana przez dostawcę mailem)

b)      Potencjalne zagrożenia:
– pomyłki w dekretacji
– długi proces akceptacji, który może poskutkować m.in. karami finansowymi i pogorszeniem relacji biznesowych z kontrahentami
– brak możliwości dokładnego śledzenia etapów na których znajduje się faktura

3. Model z wykorzystaniem OCR i elektronicznego systemu obiegu dokumentów:

– faktura rejestrowana jest elektronicznie i wymaga jedynie weryfikacji
– następnie zostaje automatycznie wprowadzona w obieg, zadekretowana i przedłożona w elektronicznym systemie, odpowiednim osobom do akceptacji

a)      Zyski:
– czas potrzebny do wykonania całego procesu ograniczony jest do minimum
– koszty związane z procesowaniem faktury są zazwyczaj niższe niż w przypadku zastosowania innych rozwiązań
– wydajność systemu pozwalająca na obsłużenie nawet najbardziej wymagających przedsiębiorstw
– wyeliminowane zostaje ryzyko zagubienia bądź zniszczenia faktury
– ew. błędy mogą być łatwo i szybko korygowane
– wszelkie dane w systemie są zawsze kompletne i łatwo dostępne
– redukcja ilości osób zajmujących się rejestrowaniem dokumentów

b)      Potencjalne zagrożenia:
– w przypadku systemów starszego typu zachodzi konieczność tworzenia i utrzymywania szablonów OCR dla każdego typu otrzymywanych przez firmę faktur. Dzieje się tak dlatego, że szablony takie wyszukują konkretne informacje (np. NIP dostawcy) w konkretnych częściach dokumentu (np. prawy górny róg). To powoduje, że dla niemal każdego dostawcy należy przygotować dedykowany szablon, a w przypadku zmiany w szablonie faktury po stronie dostawcy, należy również zmodyfikować szablon OCR. Nowsze rozwiązania OCR umożliwiają definiowanie tzw. szablonów uniwersalnych – system wyszukuje wówczas konkretne słowa kluczowe i znaki (np. „NIP” i następujący po nim ciąg znaków „NNN-NNN-NN-NN”) bez względu na jego położenie na fakturze. Ciekawy przykład tego typu rozwiązania można zobaczyć tutaj.
– powiększenie stopy bezrobocia, poprzez ograniczenie zatrudnienia spowodowanego automatyzacją przebiegu procesowania faktur

Post OCR – jakie płyną z niego korzyści? pojawił się poraz pierwszy w OCR w dokumentach.